Organizzazione Aziendale
Organizzazione Aziendale, Modello 231, Privacy e Protezione degli Asset
Proteggere l’impresa significa sapere chi decide, chi controlla e come vengono gestiti i rischi.
Sapere chi decide, chi controlla, chi risponde
Un’organizzazione efficace non si costruisce soltanto attraverso organigrammi, procedure e deleghe. Ruoli, responsabilità, poteri decisionali e sistemi di controllo devono essere coerenti con il modo in cui l’impresa funziona realmente.
Quando questa coerenza manca, decisioni e responsabilità tendono a concentrarsi, i controlli diventano prevalentemente formali e l’organizzazione può mostrare le proprie debolezze proprio in occasione di un evento critico, di un controllo o di una contestazione.
MD Consulenze affianca imprenditori e Direzioni nell’analisi e nello sviluppo degli assetti organizzativi e dei sistemi di controllo, integrando organizzazione aziendale, Modello 231, protezione dei dati e misure di security in una visione coordinata del rischio.
L’obiettivo non è aggiungere procedure, ma costruire un sistema chiaro, applicabile e verificabile, nel quale responsabilità e controlli trovino effettiva corrispondenza nelle attività quotidiane.
Cosa comprende il servizio
Organizzazione aziendale e governance
Analizziamo processi, funzioni, responsabilità e flussi decisionali per comprendere come funziona realmente l’organizzazione. L’obiettivo è individuare sovrapposizioni, responsabilità non chiaramente definite, concentrazioni decisionali e aree nelle quali i controlli possono essere migliorati.
Ruoli, deleghe e poteri
Verifichiamo la coerenza organizzativa tra ruolo assegnato, attività effettivamente svolta e poteri attribuiti, coordinandoci, quando necessario, con i professionisti legali e societari dell’impresa per gli aspetti di rispettiva competenza. Non è sufficiente definire chi dovrebbe fare qualcosa: occorre verificare chi la fa realmente e con quali strumenti e poteri.
Procedure e controlli interni
Supportiamo l’impresa nella definizione di procedure operative e sistemi di controllo proporzionati ai rischi e alla struttura aziendale. Le procedure devono essere utilizzabili dalle persone, non semplicemente presenti in un manuale.
Modello Organizzativo D.Lgs. 231/2001
Un Modello 231 non protegge l’impresa perché esiste. Deve essere costruito sui rischi e concretamente attuato. Supportiamo l’organizzazione nella valutazione dei rischi rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001 e nella costruzione o revisione del relativo modello organizzativo.
L’attività può comprendere:
Risk Assessment 231
Mappatura delle attività sensibili e individuazione delle aree nelle quali possono assumere rilevanza i reati presupposto applicabili all’organizzazione.
Modello Organizzativo 231
Predisposizione o aggiornamento del sistema organizzativo e di controllo in funzione dei rischi individuati.
Flussi informativi e verifiche
Organizzazione delle informazioni e delle evidenze necessarie per consentire il controllo e il monitoraggio del sistema.
Analisi dei presidi esistenti
Verifica di procedure, responsabilità, autorizzazioni, controlli e flussi informativi già presenti.
Aggiornamento del Modello
Supporto nella revisione periodica in relazione a modifiche normative, organizzative o operative.
Protocolli e procedure
Definizione dei presidi necessari nelle attività considerate maggiormente sensibili.
Risk Assessment 231
Mappatura delle attività sensibili e individuazione delle aree nelle quali possono assumere rilevanza i reati presupposto applicabili all’organizzazione.
Modello Organizzativo 231
Predisposizione o aggiornamento del sistema organizzativo e di controllo in funzione dei rischi individuati.
Flussi informativi e verifiche
Organizzazione delle informazioni e delle evidenze necessarie per consentire il controllo e il monitoraggio del sistema.
Analisi dei presidi esistenti
Verifica di procedure, responsabilità, autorizzazioni, controlli e flussi informativi già presenti.
Aggiornamento del Modello
Supporto nella revisione periodica in relazione a modifiche normative, organizzative o operative.
Protocolli e procedure
Definizione dei presidi necessari nelle attività considerate maggiormente sensibili.
Il punto centrale non è quindi “avere il Modello 231”, ma poter dimostrare che il sistema organizzativo previsto è stato concretamente adottato e attuato.
Privacy e protezione dei dati
La privacy non è un insieme di informative: è un processo di gestione del rischio legato ai dati.
Affianchiamo l’impresa nell’organizzazione degli adempimenti e dei presidi in materia di protezione dei dati personali, coordinandoli con processi, responsabilità e strumenti effettivamente utilizzati.
L’attività può comprendere mappatura dei trattamenti, registro delle attività, informative, ruoli e responsabilità, analisi dei rischi, DPIA quando necessaria, gestione delle violazioni dei dati personali e supporto nella gestione della videosorveglianza.
La DPIA, in particolare, non è un documento necessario in ogni situazione: il GDPR la prevede quando un trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. Anche il Garante richiama questa valutazione nell’ambito della videosorveglianza.
Asset Protection & Security
Proteggere l’impresa significa proteggere anche persone, informazioni, strutture e capacità operativa. La continuità dell’impresa può essere compromessa non soltanto da violazioni normative, ma anche da accessi non autorizzati, furti, intrusioni, perdita di informazioni o carenze nella gestione di visitatori, fornitori e aree sensibili.
Analizziamo quindi i principali aspetti di security aziendale per individuare vulnerabilità e definire misure organizzative proporzionate al rischio.
L’attività può riguardare controllo degli accessi, gestione di visitatori e fornitori, aree sensibili, procedure per furti e intrusioni, gestione delle chiavi e delle autorizzazioni, videosorveglianza e procedure di risposta agli eventi.
Nel caso della videosorveglianza, progettazione e utilizzo devono essere coordinati con gli obblighi privacy e, quando le riprese possono interessare lavoratori, con le specifiche garanzie previste dalla disciplina lavoristica.
Quattro aree, un unico sistema di controllo
Organizzazione, Modello 231, privacy e security non dovrebbero funzionare come sistemi separati. Una stessa area aziendale può infatti essere interessata contemporaneamente da rischi organizzativi, 231, privacy e di sicurezza fisica.
Un accesso a un reparto, ad esempio, può coinvolgere contemporaneamente autorizzazioni, responsabilità, protezione delle informazioni, sicurezza fisica e tracciabilità.
Il nostro approccio consiste quindi nel verificare come i diversi presidi interagiscono, evitando duplicazioni e soprattutto zone nelle quali tutti pensano che il controllo appartenga a qualcun altro.
A chi ci rivolgiamo
Il servizio è particolarmente indicato per PMI in crescita o riorganizzazione, aziende con più funzioni decisionali, imprese con attività esposte a specifici rischi 231 e organizzazioni che vogliono rafforzare governance e sistemi di controllo interno. Può essere utile anche alle imprese nelle quali la crescita ha progressivamente reso inadeguata un’organizzazione originariamente costruita intorno alla figura dell’imprenditore.
Perché è importante
Quando ruoli, responsabilità e controlli non sono chiaramente definiti, l’organizzazione tende a dipendere dalle persone anziché dai processi. Questo può rendere più difficile ricostruire le decisioni, verificare i controlli effettuati e dimostrare il funzionamento dei presidi adottati quando si verifica un evento critico.
Un’organizzazione strutturata consente invece alla Direzione di conoscere meglio i propri rischi, distribuire responsabilità e controlli e disporre di evidenze verificabili sul funzionamento del sistema.
Il nostro metodo
Mappatura dell’organizzazione
Analizziamo processi, ruoli, responsabilità e flussi decisionali.
Analisi dei rischi
Individuiamo le aree sensibili e i principali rischi organizzativi, 231, privacy e di security.
Analisi dei presidi esistenti
Verifichiamo procedure, deleghe, controlli e strumenti già presenti.
Gap Analysis
Individuiamo gli scostamenti tra organizzazione prevista e funzionamento effettivo.
Piano di intervento
Definiamo priorità, responsabilità, procedure e controlli necessari.
Implementazione e verifica
Supportiamo l’impresa nell’applicazione e verifichiamo periodicamente l’effettivo funzionamento dei presidi.
Domande frequenti
Cos’è il Modello 231?
È un modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001. La sua rilevanza rispetto alla responsabilità dell’ente dipende non dalla semplice esistenza del documento, ma dai requisiti previsti dalla disciplina e dalla sua concreta ed efficace attuazione.
Il Modello 231 è obbligatorio per tutte le aziende?
Non esiste un obbligo generalizzato di adozione per tutte le imprese derivante dal D.Lgs. 231/2001. L’opportunità e gli eventuali obblighi derivanti da discipline o contesti specifici devono essere valutati rispetto alla singola organizzazione.
Cosa comprende la consulenza privacy?
L’attività viene definita sulla base dei trattamenti effettuati e può comprendere mappatura, registro dei trattamenti, informative, ruoli privacy, analisi dei rischi, DPIA quando richiesta e gestione delle violazioni dei dati.
È possibile installare telecamere per proteggere l’azienda?
Sì, ma occorre valutare liceità, necessità e proporzionalità del trattamento e rispettare gli obblighi informativi e le altre disposizioni applicabili. Nei luoghi di lavoro devono essere considerate anche le garanzie previste dalla normativa sul controllo a distanza dei lavoratori.
Cosa significa Asset Protection?
Nel contesto del servizio MD, significa analizzare e rafforzare i presidi organizzativi e fisici destinati a proteggere persone, informazioni, strutture e continuità operativa da eventi quali accessi non autorizzati, furti e intrusioni.
Un’organizzazione protegge l’impresa quando responsabilità, poteri e controlli esistono non soltanto nei documenti, ma anche nella realtà.
Vuoi verificare come funziona realmente l’organizzazione della tua azienda?